¿Puede atender fuera de horario, festivos y picos de llamadas?
Sí, y es justo donde más rinde. Un agente de voz no tiene horario ni límite de llamadas simultáneas, así que cubre exactamente las tres situaciones donde hoy se pierde la llamada: cuando está cerrado, cuando todas las líneas están ocupadas y cuando quien descuelga está atendiendo a alguien en el mostrador. En una clínica esas franjas son primera hora, la hora de comer y el rato del cierre; en restauración, las dos horas previas al servicio. Empezar cubriendo solo esas franjas es además la forma de arrancar con riesgo cero: la alternativa que sustituye no es una persona, es que el teléfono suene sin que lo coja nadie.
Actualizado el por Sergio de la Rosa.
Las tres franjas que se recuperan
- Cerrado: noches, fines de semana y festivos. Mucha gente llama precisamente cuando tiene tiempo, y eso es fuera de tu horario.
- Ocupado: si tienes una línea y está en uso, la segunda llamada no existe. El agente atiende todas las simultáneas.
- Desbordado: quien coge el teléfono está con un cliente delante. El agente entra tras tres o cuatro tonos y el mostrador sigue atendido.
Qué hacer en cada una
- Fuera de horario con integración: cerrar la cita directamente. Es lo que más convierte.
- Fuera de horario sin integración: recoger motivo y teléfono y generar un aviso priorizado para primera hora del día siguiente.
- En festivos largos, anunciar el horario real de reapertura en la primera frase evita la mitad de las preguntas.
- En urgencias, protocolo de derivación inmediato y sin conversación, sea la hora que sea.
El arranque de menor riesgo
Activar el agente solo fuera de horario durante un mes. No cambia nada de la operativa diurna, no requiere convencer a nadie del equipo y al final del mes tienes el dato que importa: cuántas llamadas había realmente ahí fuera y cuántas se convirtieron en cita. Con ese número la decisión de ampliar a horario deja de ser una discusión de opiniones.
Más preguntas sobre esto
¿Cuántas llamadas estás perdiendo?
Dime tu volumen de llamadas y qué software de gestión usas, y te digo qué se puede automatizar y qué no. Sin compromiso.