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¿Puede una centralita virtual cerrar reservas por teléfono sin nadie detrás?
Sí, siempre que esté conectada a tu sistema de reservas. Sin conexión, lo máximo que puede hacer es tomar el recado y alguien tiene que pasarlo, con lo que el problema solo se ha movido de sitio. Con conexión, el agente consulta la disponibilidad real mientras habla, aplica tus reglas (aforo, turnos, duración de mesa o de cita, antelación mínima) y confirma en la llamada, normalmente con un WhatsApp inmediato. Lo que separa una centralita de reservas de un contestador no es la voz: es si al colgar la reserva existe en tu sistema o solo existe en una nota.
Actualizado el por Sergio de la Rosa.
Las reglas que hay que trasladar
- Aforo y turnos: cuántos entran a la vez y en qué franjas.
- Duración por tipo de reserva, que casi nunca es la misma para todos.
- Antelación mínima y máxima: qué se puede reservar para dentro de una hora y qué no.
- Grupos: a partir de cuántas personas deja de decidir el agente y pasa a una persona.
- Política de cancelación, que hay que decir en voz alta al confirmar.
Qué mirar para saber si funciona
- Porcentaje de llamadas que acaban en reserva confirmada, no en recado.
- Cuántas se transfieren y por qué motivo. Ese listado es tu hoja de ruta de mejoras.
- Reservas creadas fuera de horario: es la cifra que justifica el sistema.
- Errores de agenda: dobles reservas o huecos imposibles. Deben ser cero, y si no lo son hay una regla mal trasladada.
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